DMS - SynDoc

Jádro systému reprezentuje základní potřebnou funkčnost jakékoli společnosti na dokumentační systém.

Umožňuje zejména vytváření, modifikace, uspořádávání, vyhledávání a ukládání dokumentů a jejich verzí pro účely základních administračních, obchodních, projekčních aktivit v organizaci (např. tvorbu dopisů, administrativních přehledů, směrnic, smluv, obchodních, marketingových, analytických dokumentů, prezentací a poznámkových dat atd.).

Metadaty řízené umístění dokumentu

Při vytváření dokumentu je uživateli nabídnut seznam skupin (seznam typů dokumentu). Uživatel musí vyplnit všechny povinné atributy dokumentu (jeho metadata). Vyplněná metadata určují umístění dokumentu v systému. Dokument může být vytvořen i bez zvolení typu dokumentu.

Správa verzí dokumentu a sledování historie

Některé dokumenty se neverzují, u jiných je třeba vytvářet různé verze, přičemž právě jedna verze dokumentu je vždy hlavní. Systém uchovává každou revizi dokumentu (tj. každou změnu verze dokumentu).

Rychlé hledání – jak vyhledávat dokumenty

Dokument je možné vyhledat na podkladě jeho metadat, jeho názvu, čísla dokumentu, přiřazeného štítku, krátké poznámky (tagu) nebo podle jiných zadaných kriterií. Je možné také specifikovat, kde vyhledávat (skupiny).

Flexibilita a automatizace v umístění dokumentů

Systém obsahuje pohledové i adresářové struktury nad dokumenty. Primární jsou pohledové struktury, do kterých se dokumenty zatřídí podle metadat (například podle klientů atd). Uživatel může mít i svoji adresářovou strukturu.

Uživatelský komfort v zobrazení dokumentů

V adresáři resp. v uzlu pohledové struktury jsou soubory (jejich verze) zobrazeny v tabulce s defaultně definovanými sloupci (např. jméno, formát, atribut X,). Uživatelé si mohou zobrazení sloupců přizpůsobovat podle svých  potřeb.

Uživatelský komfort v práci s dokumenty

Dokumenty je možné ve struktuře přesouvat (drag and drop) nebo uložit i do jiných externích úložišť. Dokumenty je možné importovat přímo z aplikace MS Outlooku, a také je naopak možné odeslat označený dokument mailem.

Bezpečnost - přístup k dokumentům

K dokumentům se přistupuje podle definovaných uživatelských rolí a práv skupin uživatelů. Z toho plyne diferencované zobrazení podle oprávnění (vedení, manažeři projektů, členové týmů) a podle různé úrovně (čtení, psaní).

Bezpečnost - nastavení uživatelských práv

Aplikace pro administraci slouží pověřeným osobám – administrátorům pro správu systému. Administrátoři mohou prostřednictvím aplikace spravovat např. typy dokumentů, pohledové struktury, uživatele a jejich přístupová práva.

Automatické náhledy dokumentů

SynDOC podporuje různé dokumentační formáty, které může administrátor libovolně rozšiřovat. Ke každému dokumentu známého formátu systém automaticky vytváří náhledy, které usnadňují a zpřehledňují práci.

Podpora skenování a OCR

Existuje možnost pracovat s nástrojem OCR, který vnitřně převede dokument do textového tvaru a umožní fulltextové vyhledávání v textovém obsahu.

Rozšiřující vlastnosti systému

Rozšiřující vlastnosti systému reprezentují možnou funkčnost systému SynDOC, kterou lze dle přání konkrétního zákazníka dodělat v rámci dalších servisních prací.

Tvorba šablon

Pro často zpracovávané dokumenty je možné předpřipravit šablony, které se budou automaticky plnit daty na podkladě metadat (v MS Word, MS Excell, HTML). Šablony mohou obsahovat dynamická pole k vyplnění uživatelem.

Workflow a automatizace procesů

Workflow umožňuje hlídat termíny, delegovat práci, schvalovat nebo nastavovat další kroky. Je možné zobrazit všechny dokumenty, kterým už vypršel termín k nějakému úkonu zpracování. Dokumenty je možné elektronicky podepsat.

Integrace s interními a externími systémy - API rozhraní

Se systémem SynDOC je možné integrovat interní i externí aplikace zákazníka. SynDOC se tak stane jedním přehledným centrálním úložištěm veškeré dokumetace zákazníka.

Integrace je možná s pomocí workflow i s obchodními partnery, se kterými si může např. vyměňovat dokumenty, pracovat nad dokumenty, podepisovat smlouvy. Workflow bude hlídat plánované termíny, umožní delegování prací na pracovníky partnera, koordinaci prácí nad rozpracovaným dokumentem, bude upozorňovat na prošlé termíny.

Rozhraní k aplikacím bude mít formu webové služby typu REST nebo SOAP.