NÁŠ DOKUMENT MANAGEMENT SYSTÉM SE JMENUJE - SYNDOC

JÁDRO SYSTÉMU REPREZENTUJE ZÁKLADNÍ POTŘEBNOU FUNKČNOST JAKÉKOLI SPOLEČNOSTI NA DOKUMENTAČNÍ SYSTÉM.

Uplatnění:

  • vytváření, modifikace, uspořádávání, vyhledávání a ukládání dokumentů a jejich verzí pro účely základních administračních, obchodních a projekčních aktivit v organizaci

NAD NÍ STAVÍME JAKÉKOLIV DALŠÍ FUNKČNOSTI ZÁKAZNÍKŮM NA MÍRU.

Příkladem jsou:

  • aplikace Geoarchiv. Je to kompletní archiv firemních dokumentů na mapovém podkladu včetně nástrojů pro práci s nimi.
  • aplikace Likvidační Agenda. Je to intranetová aplikace pro likvidaci škodních událostí. Pro práci s dokumenty má v sobě integrován SynDOC.

RÁDI VÁM SYNDOC UPRAVÍME NA MÍRU, VYBERTE SI ZE ZÁKLADNÍ NABÍDKY FUNKCÍ, KTERÉ MŮŽETE VŠECHNY MÍT.

Metadaty řízené umístění dokumentu
Metadaty řízené umístění
dokumentu

zobrazit více

Uživatel vyplní povinné atributy dokumentu (jeho metadata). Vyplněná metadata určují umístění dokumentu v systému. Díky tomu lze dokument snadno vyhledat.

Správa verzí dokumentu a sledování historie
Správa verzí dokumentu
a sledování historie

zobrazit více

Právě jedna verze dokumentu je vždy hlavní. Systém uchovává každou revizi dokumentu (tj. každou změnu verze dokumentu). Díky tomu máte k dispozici historii změn.

Rychlé hledání – jak vyhledávat dokumenty
Rychlé hledání – jak
vyhledávat dokumenty

zobrazit více

Dokument je možné vyhledat na podkladě jeho metadat, jeho názvu, čísla dokumentu, přiřazeného štítku, krátké poznámky (tagu) nebo podle jiných zadaných kriterií.

Flexibilita a automatizace v umístění dokumentů
Flexibilita a automatizace v
umístění dokumentů

zobrazit více

Systém obsahuje pohledové i adresářové struktury nad dokumenty. Primární jsou pohledové struktury, do kterých se dokumenty zatřídí podle metadat (například podle klientů atd). Uživatel může mít i svoji adresářovou strukturu.

Uživatelský komfort v zobrazení dokumentů
Uživatelský komfort v
zobrazení dokumentů

zobrazit více

V adresáři resp. v uzlu pohledové struktury jsou soubory (jejich verze) zobrazeny v tabulce s defaultně definovanými sloupci (např. jméno, formát, atribut X,). Uživatelé si mohou zobrazení sloupců přizpůsobovat podle svých  potřeb.

Uživatelský komfort v práci s dokumenty
Uživatelský komfort v
práci s dokumenty

zobrazit více

Dokumenty je možné ve struktuře přesouvat (drag and drop) nebo uložit i do jiných externích úložišť. Dokumenty je možné importovat přímo z aplikace MS Outlooku, a také je naopak možné odeslat označený dokument mailem.

Bezpečnost - přístup k dokumentům
Bezpečnost – přístup k
dokumentům

zobrazit více

K dokumentům se přistupuje podle definovaných uživatelských rolí a práv skupin uživatelů. Z toho plyne diferencované zobrazení podle oprávnění (vedení, manažeři projektů, členové týmů) a podle různé úrovně (čtení, psaní).

Bezpečnost - nastavení uživatelských práv
Bezpečnost – nastavení
uživatelských práv

zobrazit více

Aplikace pro administraci slouží pověřeným osobám – administrátorům pro správu systému. Administrátoři mohou prostřednictvím aplikace spravovat např. typy dokumentů, pohledové struktury, uživatele a jejich přístupová práva.

Automatické náhledy dokumentů
Automatické náhledy
dokumentů

zobrazit více

SynDOC podporuje různé dokumentační formáty, které může administrátor libovolně rozšiřovat. Ke každému dokumentu známého formátu systém automaticky vytváří náhledy, které usnadňují a zpřehledňují práci.

Podpora skenování a OCR
Podpora skenování a OCR

zobrazit více

Existuje možnost pracovat s nástrojem OCR, který vnitřně převede dokument do textového tvaru a umožní fulltextové vyhledávání v textovém obsahu.

Rozšiřující vlastnosti systému

Rozšiřující vlastnosti systému reprezentují možnou funkčnost systému SynDOC, kterou lze dle přání konkrétního zákazníka dodělat v rámci dalších servisních prací.

Screenshot 2021-06-08 at 10-02-55 Dokument management systém, SynDoc syntea cz
Podpora skenování a OCR

zobrazit více

Pro často zpracovávané dokumenty je možné předpřipravit šablony, které se budou automaticky plnit daty na podkladě metadat (v MS Word, MS Excell, HTML). Šablony mohou obsahovat dynamická pole k vyplnění uživatelem.

Workflow a automatizace procesů
Workflow a automatizace procesů

zobrazit více

Workflow umožňuje hlídat termíny, delegovat práci, schvalovat nebo nastavovat další kroky. Je možné zobrazit všechny dokumenty, kterým už vypršel termín k nějakému úkonu zpracování. Dokumenty je možné elektronicky podepsat.

Integrace s interními a externími systémy - API rozhraní

SynDOC se tak stane jedním přehledným centrálním úložištěm veškeré vaší dokumentace.

S pomocí workflow si můžete vyměňovat dokumenty, pracovat nad stejnýmí dokumenty, podepisovat smlouvy s vašimi obchodními partnery.

Workflow bude za vás hlídat termíny, a tak koordinovat práci s vašimi obchodními partnery až do schválení nebo elektronického podpisu dokumentu.