Uživatel vyplní povinné atributy dokumentu (jeho metadata). Vyplněná metadata určují umístění dokumentu v systému. Díky tomu lze dokument snadno vyhledat.

Právě jedna verze dokumentu je vždy hlavní. Systém uchovává každou revizi dokumentu (tj. každou změnu verze dokumentu). Díky tomu máte k dispozici historii změn.

Dokument je možné vyhledat na podkladě jeho metadat, jeho názvu, čísla dokumentu, přiřazeného štítku, krátké poznámky (tagu) nebo podle jiných zadaných kriterií.

Systém obsahuje pohledové i adresářové struktury nad dokumenty. Primární jsou pohledové struktury, do kterých se dokumenty zatřídí podle metadat (například podle klientů atd). Uživatel může mít i svoji adresářovou strukturu.

V adresáři resp. v uzlu pohledové struktury jsou soubory zobrazeny v tabulce s defaultně definovanými sloupci. Uživatelé si mohou zobrazení sloupců přizpůsobovat.

Dokumenty je možné ve struktuře přesouvat, uložit i do jiných externích úložišť. Dokumenty je možné importovat z aplikace MS Outlooku nebo odeslat označený dokument mailem.

K dokumentům se přistupuje podle definovaných uživatelských rolí a práv skupin uživatelů. Z toho plyne diferencované zobrazení podle oprávnění (vedení, manažeři projektů, členové týmů) a podle různé úrovně (čtení, psaní).

Aplikace pro administraci slouží pověřeným osobám – administrátorům pro správu systému. Administrátoři mohou prostřednictvím aplikace spravovat např. typy dokumentů, pohledové struktury, uživatele a jejich přístupová práva.

SynDOC podporuje různé dokumentační formáty, které může administrátor libovolně rozšiřovat. Ke každému dokumentu známého formátu systém automaticky vytváří náhledy.

Existuje možnost pracovat s nástrojem OCR, který vnitřně převede dokument do textového tvaru a umožní fulltextové vyhledávání v textovém obsahu.

Pro často zpracovávané dokumenty je možné předpřipravit šablony, které se budou automaticky plnit daty na podkladě metadat (v MS Word, MS Excell, HTML). Šablony mohou obsahovat dynamická pole k vyplnění uživatelem.

Workflow umožňuje hlídat termíny, delegovat práci, schvalovat nebo nastavovat další kroky. Je možné zobrazit všechny dokumenty, kterým už vypršel termín k nějakému úkonu zpracování. Dokumenty je možné elektronicky podepsat.