Jaký vyznám má elektronický archiv dokumentů pro obory geotechnika, geologie, stavebnictví a příbuzná odvětví?

Máte-li klienty, pro které připravujete, plánujete a dodáváte zakázky, pak je archivace dokumentů vaší každodenní záležitostí. Například ve stavebnictví nebo ekologii se jedná nejen o smlouvy, objednávky nebo faktury, ale o celou škálu dalších podkladů jako je například projektová a technická dokumentace pro provádění stavby atd.

Jak si udržet pořádek ve firemní dokumentaci, abyste se vždy našli tu informaci, kterou zrovna potřebujete?

Na trhu existuje řada dostupných softwarových řešení, z nichž nejběžnější je  DMS software (Systém pro správu dokumentů) a zakázkový informační systém. Tyto systémy vám umožňují přiřazovat dokumenty, přímo k zakázkám s vazbou na konkrétní klienty.K tomu poskytují další funkce, jako je například tvorba zakázkových listů, které následně slouží jako podklady pro fakturaci. Na těchto listech je obvykle evidován klient, datum fakturace a kalkulace ceny.

Pro společnosti působících v odvětvích geotechnika, geologie, ekologie, stavebnictví a podobně jsou tyto systémy nedocenitelnými pomocníky. Zaměstnanci v kancelářích díky nim dosáhnou v jakémkoli okamžiku na potřebné informace o všech zakázkách.

Jak zpřístupnit elektronický archiv dokumentů pracovníkům v terénu?

Podívejme se na případy, kdy se pracovníci firmy pohybují v terénu, např. přímo na stavbě a musí se na daném místě rychle a neodkladně rozhodnout o dalším postupu. K tomu potřebují základní informace o činnostech, které již byly provedeny, aktuální výsledky měření, projektovou dokumentace atd.

V takovém případě je velmi užitečným nástroj online archiv dokumentů přístupný z přenosných elektronických zařízení jako je mobilní telefon nebo tablet. Pracovník se tak vyhne zdlouhavým cestám do kanceláře kvůli ověření dokumentů a může vyřešit vše na místě, čímž se výrazně urychlí celý proces.

Zobrazení archivu na mapovém podkladu – další úroveň pro práci s dokumenty

Ještě dál jde softwarové řešení, které na mapovém podkladu v místě vaší aktuální polohy zobrazí všechny projekty a zakázky v okolí. Vyhnete se tak složitému vyhledávání zakázek pomocí filtrů a názvů (které se mohou snadnou zapomenout). Stavební dozor nebo jiná zodpovědná osoba tak získá rychle přehled o tom, co se kde dělalo a získá tak důležité informace o celé oblasti,

Jak ale podobný systém vytvořit?

• Je to jednoduché. Před zakládáním zakázek je potřeba definovat strukturu informací, která bude na konkrétním místě k dispozici.  (Například chcete vidět krátký popis a jednotlivé typy činností, které tam byly provedeny nebo kontakty na subdodavatele)
• K zakázce si uložíte všechny existující dokumenty, včetně e-mailové komunikace, fotodokumentace, poznámek atd.
• A pokud už máte zaveden zakázkový informační systém, můžete zobrazovat dokumenty i z jeho databáze.

Podobným způsobem lze propojit i další firemní systémy a databáze, kde máte uloženy jiné podklady k zakázce, například účetnictví. Díky tomu mají všechny zodpovědné osoby k dispozici aktuální informace online a nemusí kvůli tomu absolvovat cesty do kanceláře.

Tento trend je na současném trhu velmi žádaný.

Pokud se pro něj rozhodnete, umožní vám vybudovat komplexní archiv všech dokumentů jak k zakázkám, na nichž právě pracujete, tak k těm uzavřeným (včetně těch v papírové formě). Automatizace firemních procesů – osvobození od rutiny.

Budování archivu dokumentů je možné automatizovat. Vhodným prostředkem je využití workflow systému, který definuje firemní procesy a tím správu dokumentů zefektivnit.

Pracovníkům odpadnou zbytečné administravní úkony, které místo nich může vykonávat systém. Svou aktivitu tak mohou zaměřit směrem k důležitějším činnostem ve firmě a tím firmu dále rozvíjet.

Jde o to jen se na chvíli zastavit a rozhodnout.

Vždyť informace obsažené v dokumentech, které během pracovního procesu postupně velkou měrou přibývají, jsou to nejcennější, co máte.

Díky nim vzniká jedinečné know-how a roste vaše hodnota na trhu.

Investice do organizace a správné archivace dokumentů je důležitým krokem k rozvoji a růstu firem. U našich zákazníků se dennodenně potvrzuje, že investice do organizace a efektivní archivace dokumentů je klíčovým krokem pro udržitelné fungování a rozvoj firmy