Profesionálem v terénu  

 

Pavel
(@novysyntea)
Member Admin
Joined: 6 years  ago
Posts: 77
01/03/2022 2:36 pm  

Máte-li klienty, pro které připravujete, plánujete a dodáváte zakázky, pak vytváříte a zpracováváte spoustu dokumentů.

Například ve stavebnictví nebo ekologii se jedná nejen o smlouvy, objednávky nebo faktury, ale o celou škálu dalších podkladů pro přípravu a schvalování stavby nebo projektu, pro vlastní provedení prací a dodávky a její dokumentaci.

V té chvíli jde o to, jak si v tom všem udržet pořádek a systém organizace, aby byly dokumenty navázané ke správným zakázkám nebo projektům a našli jste vždy v pravý čas verzi, kterou právě potřebujete.

Na trhu existuje řada dostupných softwarových řešení.

Nejjednoduššími jsou Dokument management systémy a Zakázkové informační systémy,

  • které vám umožňují přiřazovat dokumenty, jak postupně vznikají, přímo k zakázkám s vazbou na konkrétní klienty.
  • K tomu vám poskytují další funkce, jako je například tvorba zakázkových listů, které následně slouží jako podklady pro fakturaci. Na těchto listech je obvykle evidován klient, datum fakturace a kalkulace ceny.

Pro společnosti zabývající se geotechnikou, geodézií, ekologií, jakýmkoli stavebnictvím, třeba železničním, vodohospodářským nebo i sanacemi a podobnými činnostmi, jsou tyto systémy určitě neocenitelnými pomocníky. Zaměstnanci v kancelářích díky nim dosáhnou v jakémkoli okamžiku na potřebné informace o všech zakázkách.

Podívejme se ale na případy, kdy dělají pracovníci firmy na zakázce v terénu a musí se na daném místě rychle a neodkladně rozhodnout o dalším postupu.

K tomu potřebují

  • například základní informace o činnostech, které už byly provedeny, s jakými výsledky, případně informace o provedených měření, dokumentaci stavebního dozoru nebo specializovaných pracovníků.

Všechna tato data jsou obsažena v dokumentech přiřazených ke konkrétní zakázce nebo projektu.

Pokud si pracovník v terénu, například geolog nebo stavební dozor, může v mobilu, tabletu nebo notebooku prohlédnout veškerou stávající dokumentaci k zakázce, nemusí kvůli tomu nikam volat. Prostě si jednoduše vybere příslušný dokument s potřebnými informacemi a rozhodne se o dalším postupu.

Zdá se vám jako dobrý nápad mít tuto funkcionalitu k dispozici?

K tomu potřebujete softwarové řešení, které vám na mapovém podkladu na daném místě dodá informace o všech zakázkách nebo projektech, které jste tam prováděli, včetně veškerých příslušných dokumentů.

Jak ale podobný systém vytvořit?

  • Je to jednoduché. Před zakládáním zakázek si definujete strukturu informací, které budete mít na tom místě k dispozici. Například chcete vidět krátký popis a jednotlivé typy činností, které tam byly provedeny, případně také kontakty na subdodavatele.
  • K zakázce si uložíte všechny existující dokumenty, včetně e-mailové komunikace, fotodokumentace, poznámek atd.
  • A pokud už máte zaveden Zakázkový informační systém, žádný problém, můžete zobrazovat dokumenty i z jeho databáze.

Podobným způsobem lze propojit i další firemní systémy a databáze, kde máte uloženy jiné podklady k zakázce, například účetnictví. Díky tomu mohou pracovníci, jako například stavební dozor nebo geotechnik strávit v terénu i několik dní a stále budou v terénu rozhodovat o dalším postupu na podkladě veškerých dostupných informací.

Tento trend je na současném trhu velmi žádaný.

Pokud se pro něj rozhodnete i vy, umožní vám vybudovat komplexní archiv všech dokumentů jak k zakázkám,

  • na nichž právě pracujete,
  • tak k těm uzavřeným, které máte ještě v papírové formě.

Budování archivu dokumentů je možné automatizovat. K tomu je vhodné použít workflow systém, který může být součástí řešení a kde můžete nadefinovat procesy, které budování archivu podpoří.

Navíc vám mohou tyto systémy na konkrétním místě vyhledat i další lokality, kde jste podobné činnosti už provedli a s jakými výsledky. To vám dodá další podklady pro následná rozhodnutí.

Jde o to jen se na chvíli zastavit a rozhodnout.

Vždyť informace obsažené v dokumentech, které během pracovního procesu postupně velkou měrou přibývají, jsou to nejcennější, co máte.

Díky nim vzniká jedinečné know-how a roste vaše hodnota na trhu.

Určitě se proto vyplatí investovat do organizace a správné archivace dokumentů, abyste je mohli kdekoli a kdykoli snadno dohledat a použít v rozhodovacím procesu jejich aktuální verzi.

 

This topic was modified 3 months  ago by Pavel

ReplyQuote
Share:
  
Working

Please Login or Register